POLÍTICA DE TRATAMIENTO

DE DATOS PERSONALES Y PRIVACIDAD

I. Principios generales

Dando cumplimiento a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y a su Decreto Reglamentario 1377 de 2013, Flores el Capiro S. A., adopta la presente Política para el Tratamiento de Datos Personales, la cual será informada a todos los titulares de los datos recolectados o que en el futuro se obtengan.

Flores el Capiro S.A. garantiza la protección de derechos como el Habeas Data, la privacidad, la intimidad, el buen nombre, la imagen y la autonomía, con tal propósito de que todas sus actuaciones se regirán bajos los principios de buena fe, legalidad, autodeterminación informática, libertad y transparencia.

Toda persona que en ejercicio de cualquier actividad, suministre cualquier tipo de información o dato personal a Flores el Capiro S.A., y en la cual esta actúe como encargada del análisis y o responsable del tratamiento podrá conocerla, modificarla o actualizarla.

Flores el Capiro S.A. tendrá presente, en todo momento que los datos personales son propiedad de las personas a que se refieren y que solo ellas podrán decidir sobre los mismos.

II. Condiciones específicas

Se deben tener en consideración las siguientes condiciones específicas:

1. Todo empleado que inicie vínculo laboral con Flores el Capiro S.A. debe tener en su contrato laboral una cláusula que exprese el compromiso de cumplimiento de la Ley 1581 de 2012 y del Decreto 1377 del 2013. 1.1. Tratamiento de datos antes de la relación contractual. Flores el Capiro informará, de manera anticipada, a las personas interesadas en participar en un proceso de selección, las reglas aplicables al tratamiento de los datos personales que suministre el interesado, así como respecto de aquellos que se obtengan durante el proceso de selección. Cuando Flores El Capiro contrate a terceros para que adelanten o apoyen los procesos de selección, en los respectivos contratos establecerá que los datos personales recolectados deberán ser tratados dando cumplimiento a la presente Política de Protección de Datos. La finalidad de la entrega de los datos suministrados por los interesados en las vacantes de Flores El Capiro y la información personal obtenida del proceso de selección, se limita a la información relacionada con su participación en el mismo; por tanto, su uso para fines diferentes está prohibido.

1.2. Tratamiento de datos durante la relación contractual. Flores el Capiro almacenará los datos personales obtenidos durante el proceso de selección de los empleados en una carpeta identificada con el nombre de cada uno de ellos. Esta carpeta física o digital solo será accedida y tratada por el Área de Gestión Humana y con la finalidad de administrar la relación contractual entre Flores el Capiro y el empleado. El uso de la información de los empleados para fines diferentes a los establecidos en el contrato de trabajo y las autorizaciones que se firmen para el efecto está prohibido en Flores el Capiro. El uso diferente de los datos e información personal de los empleados solo procederá por orden de autoridad competente, siempre que en ella radique tal facultad. Corresponderá a Flores El

Capiro evaluar la competencia y eficacia de la orden de la autoridad competente, con el fin de prevenir una cesión no autorizada de datos personales. Para efectos del Tratamiento de datos personales sensibles que se recolecten durante la relación laboral se requerirá Autorización expresa del Titular para lo cual se le deberá informar cuáles son los Datos Sensibles que serán objeto de tratamiento y la finalidad del mismo.

1.3. Tratamiento de datos después de terminada la relación contractual. Terminada la relación laboral, cualquiera que fuere la causa, Flores el Capiro procederá a almacenar los datos personales obtenidos del proceso de selección y documentación generada en el desarrollo de la relación laboral, en un archivo central, sometiendo tal información a medidas y niveles de seguridad altas, en virtud de la potencialidad de que la información laboral pueda contener Datos Sensibles. Los datos personales de los exempleados se conservan exclusivamente para el cumplimiento de las siguientes finalidades: i. Dar cumplimiento a la ley colombiana o extranjera y las órdenes de autoridades judiciales, administrativas o entidades privadas en ejercicio de servicios públicos; ii. Emitir certificaciones relativas a la relación del titular del dato con la compañía. iii. Fines estadísticos o históricos

2. Se incluirá en el reglamento interno de trabajo un texto relativo a la obligación de cumplimiento de la Ley 1581 de 2012 y del Decreto 1377 del 2013, para cubrir todo el universo actual.

3. A todo tercero que por relación con áreas o compañías de Flores el Capiro S.A. requiera bases de datos personales se le debe pedir cláusula contractual donde se exprese el conocimiento de la normativa y la responsabilidad en el cumplimiento de esta y así mismo, requerirá previa autorización por parte del Titular para tratar sus datos personales.

4. A todos los proveedores, clientes o cualquier otra persona cuya información sea objeto de Tratamiento por parte Flores el Capiro S.A., se les debe pedir por escrito la autorización para que sus datos puedan ser tratados sin restricciones. Esta debe extenderse a todos los efectos que en nuestro ejercicio se presenten.

5. Requisitos especiales para tratamiento de datos de menores de edad:

Flores el Capiro no realiza en ninguna de sus actividades el tratamiento de datos personales de menores de edad. No obstante, en caso de que por cualquier circunstancia se llegue a requerir realizar el tratamiento de la información se tendrá en cuenta su interés prevalente y de ninguna manera se efectuará sin contar previamente con la autorización por parte de sus representantes legales.

6. Grabaciones, Filmaciones y Comunicaciones.

Flores el Capiro como parte de su estrategia de comunicación tiene a disposición de sus accionistas, clientes y usuarios la página web de la entidad y diversas formas de realizar el contacto, como lo son comunicaciones escritas, contacto telefónico, presentación de boletines y comunicados. En unas y otras podrán ser publicadas imágenes, referencias,

artículos o comunicaciones de los empleados de la entidad, sus clientes o los asistentes a los eventos organizados o patrocinados por FLORES EL CAPIRO. Tal información y datos de ninguna manera serán utilizados o compartidos con terceros para fines comerciales o actividades diferentes a la de dar a conocer las actividades y servicios de la Empresa o sus vinculadas. La entidad se compromete a revisar cuidadosamente la información que será publicada de cualquier forma, de tal manera que de ninguna forma se atente contra la dignidad, intimidad o buen nombre de alguna de las personas que podrán aparecer en sus comunicaciones. La entrega de información por parte de los titulares en cualquier forma, no trasmite a la entidad la propiedad intelectual o los derechos morales sobre la misma. Los derechos de propiedad intelectual seguirán siendo del titular. Igualmente, la cesión de derechos de imágenes, fotografías o videos captadas y/o filmadas en el ámbito de la relación laboral y/o profesional con FLORES EL CAPIRO, y en general los demás datos personales compartidos, a través de cualquier medio de difusión y comunicación no trae consigo derechos de recibir compensación ni reconocimiento alguno de cualquier tipo, puesto que la autorización y cesión de derechos se efectúan de forma gratuita.

7. Tratamiento de datos personales de Accionistas. Los datos e información personal de las personas naturales que llegaren a tener la condición de accionista de Flores el Capiro, se considerará información reservada, pues la misma está registrada en los libros de comercio y tiene el carácter de reserva por disposición legal. No obstante, la información será revelada en los casos establecidos por las normas legales. En consecuencia, el acceso a tal información personal se realizará conforme a lo establecido en el Código de Comercio y demás normas que regulan la materia.

8. A nivel compañía se debe tener acceso limitado a las bases de datos personales. Cuando estas se envíen por medios masivos, deberán contener claves para que el acceso a ellas sea restringido.

III. Definiciones

Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.

Base de datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.

Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

Dato sensible: Aquellos que afectan la intimidad del titular, tales como: origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos, datos relativos a la salud, a su vida sexual y los datos biométricos o cualquier otro dato que pueda producir, por su naturaleza o su contexto, algún trato discriminatorio al titular de los datos.

Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.

Responsable de Tratamiento: “Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos”. Flores el Capiro S.A. de acuerdo con la ley es Responsable de Tratamiento de datos personales contenidos en sus bases de datos.

Encargado del Tratamiento: “Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento”. Flores el Capiro puede realizar el tratamiento de sus datos personales a través de Encargados.

Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

Persona Natural: Persona humana que ejerce derechos y cumple deberes a título personal.

Tercero: Cualquier persona jurídica o natural diferente a las personas que pertenecen directamente a Flores el Capiro S.A.

III Principios específicos

Se aplicarán los siguientes principios específicos para el tratamiento de datos personales:

  • Principio de legalidad: Se dará aplicación a las disposiciones vigentes para el tratamiento de datos personales y demás derechos fundamentales.
  • Principio de seguridad: Los datos personales serán objeto de protección en la medida en que los recursos técnicos así lo permitan evitando su adulteración, pérdida, consulta, y en general en contra de cualquier uso no autorizado.
  • Principio de confidencialidad: Todas las personas que administran manejen, o tengan acceso a informaciones que se encuentre en Bases de Datos, se comprometen a mantener de manera estrictamente confidencial todas las informaciones personales, recibidas en ejercicio de sus funciones. Las personas que trabajen actualmente o sean vinculadas a futuro para tal efecto, en la administración y manejo de bases de datos, deberán suscribir un otro sí a su contrato laboral o de prestación de servicios para efectos de asegurar tal compromiso. Esta obligación persiste y se mantiene inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento.
  • Principio de libertad: El tratamiento de datos sólo puede llevarse a cabo con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal, estatutario, o judicial.
  • Principio de veracidad: La información debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
  • Principio de transparencia: El tratamiento de datos personales debe garantizar el derecho del Titular a obtener información acerca de la existencia de cualquier tipo de información o dato suyo que sea de su interés.
  • Principio de finalidad: El tratamiento de datos atenderá una finalidad legítima, la cual debe serle informada al respectivo titular de los datos personales.
  • Principio de acceso y circulación restringida: Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable.

IV Deberes de Flores el Capiro S.A, como responsable del Tratamiento de Datos Personales

Flores el Capiro S.A, cuando actúe como Responsable del Tratamiento de datos personales, cumplirá con los siguientes deberes:

  • Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
  • Garantizar que la información que se suministre al encargado del tratamiento sea completa, actualizada, comprobable y comprensible. De acuerdo con lo suministrado por parte de los terceros.
  • Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias.
  • Solicitar y conservar, copia de la respectiva autorización otorgada por el titular.
  • Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
  • Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos ¿Cómo se le informará?
  • Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al encargado del tratamiento.
  • Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.
  • Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al encargado del tratamiento.
  • Tramitar las consultas y reclamos formulados.
  • Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado.
  • Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información.

V. Derechos de los titulares de la información

El titular de los datos personales tiene los siguientes derechos:

  • Acceder, conocer, rectificar y actualizar sus datos personales.
  • Recibir información por parte de Flores el Capiro S.A, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
  • Acudir ante las autoridades legalmente constituidas y presentar quejas por, infracciones a lo dispuesto en la normatividad vigente en las normas aplicables, previo trámite de consulta o requerimiento ante el Responsable del Tratamiento.
  •  Modificar y/o revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato.

VI Reclamos

El Titular que considere que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley, podrán presentar un reclamo ante el Responsable del Tratamiento.

VII Procedimiento para garantizar el derecho a presentar reclamos

En cualquier momento y de manera gratuita el titular podrá solicitar al personal de Flores el Capiro S.A, la rectificación, actualización o supresión de sus datos personales, previa acreditación de su identidad.

Este derecho lo podrá ejercer:

  • El titular, previa acreditación de su identidad.
  • Su representante, previa acreditación.
  • La solicitud de rectificación, actualización o supresión debe ser presentada a través de los medios habilitados por Flores el Capiro S.A, estos deben contener, como mínimo, la siguiente información: o El nombre y domicilio del titular o cualquier otro medio para recibir la respuesta.
  • o Los documentos que acrediten la identidad de su representante.
  • o La descripción de los datos personales respecto de los cuales el titular busca ejercer alguno de los derechos.

Esta solicitud se hará dirigida a Flores el Capiro S.A. con copia al área Responsable, por medio del correo electrónico [email protected], en caso de no contar con este correo de contacto del área responsable este será direccionado desde el correo de recepción.

Una vez recibida esta información, el Responsable tendrá un término máximo de quince (15) días hábiles, contados a partir del día siguiente a la fecha de su petición, consulta o reclamo, para atenderla. Cuando no fuere posible atender la petición, consulta o reclamo dentro del término antes mencionado, el Responsable informará al Titular o interesado los motivos de la demora y la fecha en la que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

VIII Supresión de datos

El titular tiene el derecho, en todo momento, a solicitar a Flores el Capiro S.A, cuando así lo considere la supresión de sus datos. Esta supresión implica la eliminación total o parcial de la información personal según sea solicitado por el titular.

Es importante tener en cuenta que el derecho de cancelación no es absoluto y el responsable puede negar el ejercicio de este cuando:

El titular que tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.

La eliminación de datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos o la actualización de sanciones administrativas.

Los datos que sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del titular; para realizar una acción en función del interés público, o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el titular.

Excepciones:

No es necesaria la aplicación de la política, por excepción legal, cuando:

1. Las bases de datos y archivos tengan por finalidad la seguridad y defensa nacional, así como la prevención, detección, monitoreo y control del lavado de activos y el financiamiento del terrorismo.

2. Las bases de datos tengan como fin y contengan información de inteligencia y contrainteligencia.

3. Las bases de datos y archivos sean de información periodística y otros contenidos editoriales.

IX Función de protección de datos al interior de la empresa

Flores el Capiro S.A, designa a cada una de las áreas responsables de datos de terceros como los son: Comercial, Cartera, Gestión humana, Compras, Compra de flor, departamento de TI, Logística y mantenimiento y o Financiera dependiendo de los terceros que cada uno administra, como las áreas que recibirán, procesaran y canalizaran las distintas solicitudes que se reciban y deberán dar trámite a las solicitudes de los titulares, en los términos, plazos y condiciones establecido por la normatividad vigente, para el ejercicio de los derechos de acceso, consulta, rectificación, actualización, supresión y revocatoria que cada persona tiene sobre sus datos personales.

En el evento en que usted considere que Flores el Capiro S.A, dio un uso contrario al autorizado y a las leyes aplicables, podrá contactarnos a través de una comunicación motivada dirigida a Flores el Capiro S.A.

X Publicación

La publicación y divulgación de la presente política se realizará por medio de la página web http://www.capiro.co/

Flores el Capiro S.A

Teléfono: +57(4) 3203520

El correo electrónico debe estar dirigido [email protected], desde allí se direccionará a cada una de las áreas responsables.

Dirección: Calle 11ª No. 31A-89 Oficina 602 Edificio Bosko – Medellín

Revisó

Comité Gerencia Flores El Capiro

Aprobó

Comité Gerencia Flores El Capiro